Como trabalhar a margem de estoque no setor distribuidor atacadista

No setor distribuidor atacadista, ter o controle de estoque é essencial para o sucesso e permanência no mercado.

Com controle, queremos dizer manter produtos o suficiente para suprir as necessidades de todos os clientes sem gastos desnecessários. Em outras palavras, ter produtos em estoque na medida certa, nem faltando, nem em excesso.

É exatamente isso que a margem de estoque ou o o estoque de segurança visa evitar. A situação é um incômodo para qualquer gestor de Distribuidoras ou Indústrias que mantém estoque.

Você precisa ter o valor exato para manter as vendas sem grandes sobras. mas também não pode ter poucos produtos a ponto de correr o risco de ficar sem atender seus clientes.

Para evitar esses desgastes com os clientes, a Administração criou fórmulas matemáticas para solucionar o problema. Falaremos sobre isso mais a frente.

Os benefícios do estoque de segurança

Com o estoque de segurança feito corretamente você pode:

  • Cumprir prazos
    Com o estoque de segurança, a principal causa de atrasos na entrega de produtos, a falta de produtos, não existe, o que ajuda para empreendedor possa cumprir até os prazos mais urgentes construindo assim uma boa relação com os clientes.
  • Evitar custos adicionais
    A falta de estoque pode levar a custos como, contratação de funcionários temporários para transporte de produtos não planejado, compras não planejadas de produtos em falta (que podem sair mais cara do que se fossem planejadas) e etc.
  • Fazer um bom controle de estoque
    O cálculo correto do volume de estoque permite que o empreendedor saiba a quantidade exata de produtos que precisará, o que evita o excesso de estoque que pode levar a custos adicionais como o aluguel de mais espaço e etc.
  • Evita o desperdício
    A falha em calcular a quantidade exata de produtos necessários é especialmente problemática para produtos perecíveis. Isso porque o excesso desse tipo de produto pode levar a um custo gigantesco por causa de desperdício.

Como calcular estoque de segurança

A principal característica do estoque de segurança é que ele pode ser calculado através de fórmulas matemáticas.

Há várias fórmulas matemáticas disponíveis na internet para o cálculo do estoque de segurança, todas elas requerem um nível de conhecimento em matemática intermediário.

Selecionamos a fórmula mais simples para exemplificar para você:

Estoque de segurança = vendas diárias X tempo de entrega

Em nosso exemplo, usaremos a unidade de tempo “dias”. Você pode usar semanas, quinzenas ou mês.

Suponhamos que você tenha uma distribuidora de alimentos, que vende para restaurantes.

Vamos visualizar a seguinte situação:

  • Você vende diariamente 100 kg de arroz.
  • O produtor de arroz leva 3 dias para entregar uma nova remessa para você.

Nesta simples situação, você precisaria de 300 kg de arroz para ter tranquilidade durante três dias de demanda (vendas).

Estoque de Segurança =100 x 3 = 300

Nesta nossa simulação, não prevemos nenhum tipo de situação comum no dia a dia do atacadista, como a sazonalidade. Alguns produtos vendem mais no verão, outros vendem mais no inverno.

É neste momento que um Administrador fará um bom trabalho para calcular o estoque de segurança exato para o seu negócio. E aqui vale a máxima: cada caso é um caso.

Recomendamos que você deixe isso para os administradores da sua empresa, porém você pode e deve introduzir o conceito.

Você, como empreendedor, deve ter em mente o seguinte para garantir o calculo correto do estoque de segurança:

  • Histórico de vendas
    É necessário os detalhes das suas últimas vendas, dessa forma será possível prever o comportamento dos clientes no futuro, dessa forma se programar de acordo.
  • Tempo de entrega
    Leve em conta quanto tempo leva entre o seu pedido e a chegada dos produtos no seu estoque e o pedido dos seus clientes e a chegada dos produtos nas mãos dos clientes.
  • A confiabilidade do fornecedor
    Em algum momento o seu fornecedor já chegou a descumprir um prazo? Qual atitude foi tomada pela parte do fornecedor se isso aconteceu?
  • A importância dos produtos em estoque
    Normalmente no setor distribuidor atacadista há sempre produtos mais requisitados do que outros, seu dever é classificar todos em ordem de importância. Perguntas norteadoras neste quesito são: Quais produtos não podem faltar no meu estoque? Quais produtos não me causariam transtornos se faltassem por um curto período?

O problema com o estoque de segurança

Para fazer o cálculo do estoque de segurança é necessário fazer estimativas, isto é, tentar prever o comportamento do cliente tendo como base o histórico de venda.

O problema com isso é que o comportamento de um cliente pode mudar de uma hora para outra. Em outras palavras, o estoque de segurança é uma estimativa de qual é a quantidade ideal de produtos para manter em estoque, mas não é algo 100% definitivo.

Se o mercado passar por mudanças externas como política, desastres naturais ou privação de matéria prima, o cenário pode muda. Estes são apenas três exemplos simples para ilustrar a situação.

Ainda assim, muitos empreendedores com experiência em utilização do estoque de segurança geralmente não veem problema nessa margem de erro e a consideram remota. A margem de segurança, como uma pesquisa de intenção de voto, tem uma pequena porcentagem de chance de erro.

Nos casos onde o cálculo da margem de segurança for efetuado de forma errada, um outro problema pode surgir: o espaço ocupado pelos produtos sem rotatividade.

No setor Atacadista e Distribuidor, o espaço dentro de um galpão custa para ser mantido. Cada centavo pago em energia elétrica para iluminação, manutenção da temperatura ideal e até mesmo dos custos de limpeza da área podem custar caro.

Cada metro quadrado deve ser bem utilizado. Por isso o cálculo da margem de segurança em estoque é tão necessária. Quanto mais precisa, menor os custos e maiores as vantagens.

Um equívoco comum sobre o estoque de segurança

Algumas pessoas podem sugerir que o estoque de segurança nada mais é do que comprar uma quantidade tão grande de produtos de modo que nunca falte para o cliente. A verdade é que o estoque de segurança correto deve evitar que haja excesso de produtos no estoque, como vimos anteriormente.

Sinais de alerta de um estoque de segurança

Como você já pode ter percebido, o estoque de segurança é tudo sobre ter a quantidade ideal de produtos em estoque, o que quer dizer que nunca faltará produtos para os seus clientes e que nunca haverá produtos em excesso a ponto de prejudicar seu negócio.

Dessa forma, para verificar se o estoque de segurança foi calculado corretamente basta verificar o resultado fazendo duas perguntas:

  • Chegou a faltar algum produto para meus clientes desde que adotei o estoque de segurança?
  • Desde que adotei o estoque de segurança há produtos demais em estoque?

A resposta para a primeira pergunta deve ser óbvia, enquanto que para a segunda pergunta nem tanto.

Para responder a segunda pergunta é necessário que o empreendedor use o bom senso, isto é, determinar quantos produtos estão sobrando (sem data para saírem do estoque), a quanto tempo eles estão em estoque e quanto tempo mais eles ficarão ali.

Os erros que causam problemas no estoque de segurança geralmente são:

  • Histórico de venda impreciso, o que torno impossível fazer predições precisas do comportamento do cliente;
  • Previsões muito conservadoras do comportamento do cliente (achar que o cliente vai ser comportar exatamente da mesma maneira registrada anteriormente);
  • Previsões pouco conservadores (achar que o comportamento do cliente vai mudar radicalmente no futuro).

Considerações finais

O estoque de segurança é extremamente importante para o setor distribuidor atacadista porque tal setor depende muito da relação de confiança construída com o cliente. Além disso, o principal motor do setor Atacadista Distribuidor é exatamente o giro de produtos.

Para manter essa relação de confiança é necessário ter o que o cliente precisa no momento certo, sem gerar prejuízo para o próprio negócio, e é isso que o estoque de segurança propõe para o empreendedor.

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