Domine seus e-mails com o Inbox Zero

Fato é que o e-mail certamente é uma das tecnologias mais antigas ainda atualmente em uso nas empresas. A associação de mensagens eletrônicas com a palavra mail — equivalente a correio ou correspondência — data de 1965. Já os primeiros protocolos que regulam o e-mail, inclusive o uso da @, são dos anos 70.Não é à toa que o e-mail está, hoje, tão associado a frustrações e queda de produtividade. Muita coisa evoluiu: a internet, os telefones celulares, os aplicativos para mandar mensagens e assim por diante. Mas o e-mail continua basicamente o mesmo desde a década de 1970. O que, por sua vez, não diminui em nada sua utilidade.A maior mudança nesse ínterim todo é que atualmente a carga de mensagens diárias é bem maior, o que deixa muitos profissionais totalmente desorientados. E é aí que entra o inbox zero, que consiste em uma série de práticas para se passar menos tempo administrando os e-mails e mais tempo efetivamente gerando resultados.

Quer saber mais sobre esse recurso milagroso? Então confira já nosso post e conheça algumas dicas super valiosas:

 

Aumente sua produtividade sem distrações

Uma coisa é certa: as interrupções fazem mal para qualquer trabalho. Por que os executivos têm secretárias? Porque precisam se concentrar mais nas próprias tarefas, deixando para outras pessoas o trabalho de atender a telefonemas, marcar reuniões e administrar processos e agendas. Quando se é interrompido, acaba sendo preciso mais tempo e esforço para o cérebro voltar ao que estava fazendo. E tempo é dinheiro. Esforço também.

O e-mail foi pensado originalmente para funcionar como um correio mesmo, o que implicava receber poucas mensagens por semana. O que ocorre é que hoje em dia as correspondências chegam em bandos de dezenas ou até centenas todo dia. Por isso, apenas uma série de práticas rigorosas permite que se trabalhe de fato e gaste menos tempo, atenção e produtividade com distrações pelo fluxo constante de e-mails.

Evite começar o dia checando seu e-mail

Essa é uma prática mais que comum e pode ser considerada até como uma tentação: começar a jornada de trabalho checando os e-mails. Mas não faça isso! Já pensou que os e-mails que você recebe, em regra, trazem as prioridades de outras pessoas, e não as suas? Por isso, mantenha a disciplina de fazer pelo menos uma tarefa importante antes de sequer dar uma olhadinha em sua caixa de entrada. Aí, sim, coloque em prática as regras do inbox zero.

Conheça o manual do inbox zero

Entre as dicas para você turbinar sua produtividade estão:

• Não mantenha seu e-mail aberto o tempo todo, nem deixe ligados os alertas no celular que avisam quando chegou algum e-mail, porque, mesmo que você não leia na hora, inevitavelmente já terá se distraído;
• Cheque seu e-mail em intervalos periódicos previamente marcados — como duas vezes ao dia, às 11 e às 15 horas, ou qualquer outro cronograma que funcione melhor para você —, o que vai assegurar que seu ritmo de trabalho nunca mais seja ditado pelos e-mails que chegam;
• Ao checar o e-mail, comece deletando e arquivando as mensagens que não têm importância; em seguida, encaminhe as mensagens que serão melhor respondidas por outras pessoas; depois, etiquete ou guarde em uma pasta as mensagens que podem ser respondidas mais tarde; por último, responda aos e-mails urgentes — aqueles cujas respostas demorarão até 2 minutos para serem redigidas;
• Findo o ciclo, retorne à pasta dos e-mails que foram deixados para mais tarde e tome as atitudes necessárias; aí é só fechar sua caixa de entrada, voltar ao trabalho e só abrir o e-mail novamente no próximo horário marcado.

Desvende o real segredo do inbox zero

E-mails são ferramentas fáceis e praticamente gratuitas por meio das quais mandar ordens ou pedidos. É por isso que são tão usados nas empresas. Mas para realmente turbinar a produtividade, a solução que de fato funciona é reduzir o uso do e-mail. Conversas ao vivo, telefonemas, mensagens de texto, conversas via Skype: tudo isso contribui para a comunicação e também para manter seu inbox zerado. Outra prática fundamental é trabalhar com arquivos na nuvem em vez de trocar infinitas versões atualizadas via e-mail! Já pensou em como isso facilitaria sua vida?

Agora comente aqui e nos conte se você acha que seu uso de e-mails na empresa atrapalha sua produtividade! O que normalmente faz para não deixar essas mensagens o atrapalharem? Compartilhe suas experiências conosco!